Kunden über E-Rechnung informieren – Muster + Tipps

Warum musst du Kunden informieren?

Viele deiner Kunden wissen nicht, was eine E-Rechnung ist oder ob sie das Format verarbeiten können. Ein vorbereitendes Anschreiben vermeidet Rückfragen und zeigt Professionalität.

Musteranschreiben per E-Mail

Betreff: Umstellung auf E-Rechnung ab Datum

Liebe Kunden,

ab dem Datum stellen wir unsere Rechnungsstellung auf elektronische Rechnungen (E-Rechnung) um. Sie erhalten Ihre Rechnungen weiterhin per E-Mail – künftig aber im standardisierten ZUGFeRD-Format.

Dieses Format kombiniert eine lesbare PDF mit maschinenlesbaren Rechnungsdaten. Sie können die Rechnung also wie gewohnt öffnen und ausdrucken.

Sollten Sie Fragen haben oder ein anderes Format bevorzugen, melden Sie sich bitte kurz bei uns.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen Dein Name

Kurzversion für Stammkunden

Hallo Name,

ab sofort erhältst du deine Rechnungen als E-Rechnung (ZUGFeRD-Format). Du kannst sie wie gewohnt öffnen – alles Weitere passiert automatisch. Bei Fragen melde dich!

Viele Grüße

Wichtige Punkte für das Schreiben

• Datum der Umstellung nennen
• Format erklären (ZUGFeRD oder XRechnung)
• Keine Sorge nehmen (PDF bleibt lesbar)
• Alternative anbieten für Kunden, die kein E-Rechnungs-Format verarbeiten können
• Kontakt für Rückfragen angeben

FAQ für deine Kunden

Die häufigsten Rückfragen zu E-Rechnungen:

• "Kann ich die Rechnung noch ausdrucken?" → Ja, ZUGFeRD enthält eine lesbare PDF
• "Muss ich neue Software installieren?" → Nein, jede aktuelle Buchhaltungssoftware kann ZUGFeRD lesen
• "Kostet mich das etwas?" → Nein, der Versand bleibt wie gehabt

Weiterlesen:

• E-Rechnung erstellen – So geht's – Schritt-für-Schritt zur ersten E-Rechnung
• E-Rechnungspflicht einfach erklärt – Alles Wichtige zur Pflicht